WETTBEWERBLICHER DIALOG: NEUES VERGABEMODELL SPART ZEIT UND KOSTEN.

Die Beschaffung von komplexen Kommunikationslösungen für öffentliche Auftraggeber wie Behörden und Kommunen gilt in vielen Fällen als problematisch sowie zeit- und kostenintensiv. Der "Wettbewerbliche Dialog" bildet die interessante Alternative zu herkömmlichen EU-Vergabeverfahren und hat sich am Beispiel eines großen Projektes für eine baden-württembergische Großstadt als die richtige Wahl erwiesen.

Viele Projekte öffentlicher Auftraggeber ziehen sich zum Teil über mehrere Jahre hin. Der Grund: Konventionelle Vergabeverfahren nach VOL – mit Teilnahmewettbewerb, beschränkter Ausschreibung oder europaweiter öffentlicher Ausschreibung – münden oft in Vergabebeschwerden oder sogar in die Aufhebung von Ausschreibungen durch die Vergabekammern. Durch zusätzliche fachliche und juristische Beratungskosten sowie entgangene Einsparungen oder dringend benötigte Optimierungen steigen zudem die Projektkosten.

Bei den klassischen Verfahren sind die vergaberechtlichen Möglichkeiten eng gesteckt. Sie erfordern eine exakte, diskriminierungsfreie Leistungsbeschreibung; der Gestaltungs- und Interpretationsspielraum ist mit hohem Risiko behaftet. Im harten Wettbewerb erheben vermeintlich unterlegene Anbieter häufig Vergabebeschwerden bei den zuständigen Kammern. Auch wenn viele Beschwerden abgewiesen werden – insgesamt steigt die Zahl der Vergabeprozesse.

 

Wo liegt das Problem?

Bei komplexen Kommunikationslösungen soll die technisch und wirtschaftlich beste Lösung gefunden werden. Doch bereits die exakte Definition des Leistungsumfanges fällt schwer. Aus Sicht des Vergebenden reduziert dies auch die Möglichkeiten des Marktes. Auch erscheint es widersprüchlich, sich bereits vor Vergabe für eine Technologie oder ein Betriebsmodell zu entscheiden. Die sich stark verändernden Kommunikationsmedien und -techniken sowie die konvergente Technologie im Umfeld von Voice over IP, Unified Communications sowie Web-2.0 und Social-Media-Diensten ermöglicht vielfältige Realisierungsansätze, die zur Entscheidung unbedingt berücksichtigt werden sollten.

 

Die Alternative!

Der Wettbewerbliche Dialog zeigt sich als interessante Alternative zum herkömmlichen Vergabeverfahren – wie das aktuelle Beispiel eines großen Projektes einer baden-württembergischen Großstadt zeigt. Hier konnte das Verfahren in nur 9 Monaten durchgeführt werden, von der Veröffentlichung des Teilnahmewettbewerbs bis zur rügefreien Vergabe im März 2011!

Der Wettbewerbliche Dialog ist für besonders komplexe Materien vorgesehen und gestaltet sich wie folgt: Zuerst werden die Eingangsvoraussetzungen im Bezug auf Komplexität und Vergabevolumen geprüft. Sind diese erfüllt, wird ein europaweiter Teilnahmewettbewerb durchgeführt, um relevante Anbieter zu ermitteln. Diese erhalten eine Projektbeschreibung mit den funktionalen Anforderungen an die Lösung. Dabei wird bewusst keine Technologie oder Produkt beschrieben. Auf dieser Basis konzipieren die Anbieter ein geeignetes Lösungsszenario.

Diese Szenarien werden im Gespräch mit dem Ausschreibenden aus technischer und funktionaler Sicht weiterentwickelt. Innerhalb dieses Dialoges kann der Vergebende einen Anbieter aufgrund mangelnder Eignung der Lösung ausschließen. Auch der Anbieter kann aus dem Dialog aussteigen. Nach Abschluss der Dialogphase haben verbleibende Anbieter die Möglichkeit, ihre beschriebene Lösung anzubieten, im Rahmen eines beschränkten Verfahrens nach VOL. Für die abschließende Bewertung der vorliegenden Angebote hat sich die UfAP V als zielführendes Instrument erwiesen.